模板使用全解析的

在巴黎待了7天 使用“原型法”创建自己的模板 　　所谓“原型法”，就是用常规方法完成了一篇文档的制作，同时，修饰这篇文档的各种样式也已经修改或创建好。这种方法在实际工作中可能使用更加频繁。 　　比如，你现在已经制作好了一份客户信函文档，修饰该文档所需的各种样式也制作好了。由于你考虑到以后还会多次制作同类型的文档，为了提高效率，就可以根据这篇已完成的文档为基准创建模板。 　　创建过程非常简单，主要做两件事情：

一是删除该文档的会根据不同情况变化的内容(比如客户名称，客户信息等)，保留不变的内容(比如自己公司的名称、地址等)；

二是如果样式名称还不形象和具体的话，则为它们取一个形象的名称，这样可以让自己团队的其它成员，也能方便地使用这个模板来创建新文档。 　　下面的实例操练，将根据一份已经制作完成的“客户信函”文档原始案例文件创建一个“客户信函”模板，方便日后创建同类型的文档时使用，从而大大提高工作效率。“客户信函”文档原始案例文件下载 　　1. 打开“客户信函”原始案例文件，可以看出这是一个已经制作好的公司销售经理写给客户的信函。如果你的“样式和格式”任务窗格没有显示，请打开它，可以看到修饰该文档所需要的各种样式已经制作好，而且以比较形象的名称命名。 　　2. 接下来我们的主要工作是，把该文档中将会根据实际情况改变的内容删去，但是这里笔者还想做得更完美点。也就是制作内容输入提示域。具体效果是，给出内容输入的提示文字，同时当用户用鼠标点击提示文字时，该部分被选中(图 17)，用户即可输入实际的内容，而提示文字自动清除。如果你常常使用Word提供的现成模板，你应该发现它们也是这样做的，这让用户使用更加方便。

图 17 　　3. 选中案例文件中第一自然段的客户姓名“金梅”，然后选择菜单“插入→域”命令，打开“域”对话框，然后在类别下拉列表中选择“文档自动化”，“域名”区选择“MacroButton”，在“宏名”区选择“DoFieldClick”，在“显示文字”框内输入“[输入客户姓名]”，操作完成后单击“确定”按钮(图 18)。

图 18 　　4. 返回Word窗口，可以看到原来具体客户姓名“金梅”的位置变成一个带有提示性文字的内容输入域，具体效果和前面描速一致(图 19)。

图 19 　　5. 下面我们查看一下它的域代码。用鼠标单击一下“[输入客户姓名]”位置，它显示为反白，然后单击鼠标右键，在弹出的菜单中选择“切换域代码”命令(图 20)。

图 20 　　6. 可以看到该域的域代码如下图(图 21)。

图 21 　　7. 从这段代码中我们可以很容易看出规律，第一部分是域名，第二部分是宏名，接下来是提示性文字，明白这个规律我们就可以通过复制粘贴的方法制作后面的内容提示输入域了。 　　8. 比如复制该段域代码到“雅宣护肤系列”处，然后把提示性文字“输入客户姓名”改为“输入产品系列名称”，执行“切换域代码”命令后，即可显示为域的文字形式。 　　9. 为了节省篇幅，后面的修改操作参照“客户信函”最终效果文件进行。当全部工作完成后，我们把它保存为模板。选择菜单“文件→另存为”命令，打开“另存为”对话框，在选择“文件类型”为“文档模板”，在“文件名”输入模板名“客户信函”，保存位置就采用默认位置，然后单击确定后就得到了自己的“客户信函”模板(图 22)。

图 22 　　通过上面的操练，我们体会了用现有文档创建模板的方法，关键学习了如何制作内容提示输入域，采用这个技术的好处在于，创建好的模板可方便地供团队其它成员使用，有效地加强了团队协作程度。下面我们再来学习用“汇编法”创建自己的模板。